Quy trình quản lý chi phí dự án với đa phần mọi người là khó khăn. Tuy nhiên nếu bạn đọc hết bài viết này, tôi tin việc lập quản lý chi phí dự án sẽ không quá khó khăn với bạn nữa.
TẠI SAO CẦN PHẢI CÓ QUY TRÌNH
– Có quy trình thì công việc sẽ đi theo một trật tự, không bị thiếu sót.
– Có quy trình là ta có một bản kế hoạch, biết được kết quả mà mình mong muốn.
– Có quy trình mình đặt ra được quy tắc để kiểm soát được công việc 100%.
YÊU CẦU KHI LẬP QUY TRÌNH
– Quy trình càng đơn giản càng tốt.
– Tối ưu hóa công việc theo từng bước để đổi mới, sáng tạo, nâng cao hiệu quả công việc.
– Lập quy trình cần phải tuân thủ theo 5W + 1H
– Cần phải có ma trận phân quyền khi lập quy trình.
CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG MỘT DỰ ÁN
– Quy trình quản lý hợp đồng phát sinh
+ Cần phải phân công rõ ràng người nhận thông tin và xử lý thông tin là ai?
+ Lưu ý: phát sinh thường là phần có lợi nhuận cao nhất vì nó tận dụng được bộ máy và thiết bị sẵn có đang hoạt động rồi, không phát sinh chi phí chung. Phát sinh cũng là cơ hội để thương lượng được giá cao hơn.
+ Một từ khóa quan trọng để quản lý phát sinh là “thời điểm”, luôn luôn ghi nhận lại thời điểm phát sinh vào nhật ký công trình hoặc công văn xác nhận.
– Quy trình thanh toán
+ Nỗi đau thật sự của người làm quản lý chi phí là làm ra tiền mà không lấy được tiền.
+ Khi bắt đầu vào triển khai dự án cần phải tổ chức cuộc họp giữa chủ đầu tư, tư vấn giám sát và đơn vị thi công để thống nhất đưa ra quy trình thanh toán.
– Quy trình lập và quản lý ngân sách: cần phải có quy trình rõ ràng vì việc quản lý ngân sách có nhiều bộ phận, nhiều người cùng tham gia.
– Quy trình cung cấp vật tư, máy móc thiết bị: nếu mình có nhiều thời gian mình sẽ tìm được nhà thầu phụ chất lượng hơn, có giá tốt hơn, vì vậy cần phải có quy trình để chủ động về thời gian làm việc với các đơn vị cung cấp vật tư, máy móc thiết bị.
– Quy trình quản lý cung ứng tổng thể
– Quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp
– Quy trình kiểm soát nhân công trực tiếp (cái này có doanh nghiệp cần, có doanh nghiệp không)
– Quy trình duyệt mẫu vật tư
+ Khi trình duyệt mẫu vật tư thì chất lượng phải đặt lên đầu tiên, sau đó mới là giá cả vì nhà thầu có quyền lựa chọn nhà cung cấp nhưng không có quyền thay đổi chất lượng của dự án.
+ Cần phải làm đúng chất lượng và có giá tốt nhất.
– Quy trình kiểm soát vật tư tại hiện trường: cần phải kiểm soát được hao hụt vật tư trong quá trình triển khai, rất nhiều doanh nghiệp không có quy trình này.
– Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu – thông tin: lưu ý bất kỳ thay đổi nào ngoài công trường, bất kỳ bản vẽ nào gửi đi đề liên quan đến tiền lên cần phải được kiểm soát thông tin cụ thể.