Lập hồ sơ thanh toán với đa phần mọi người là khó khăn. Tuy nhiên nếu bạn đọc hết bài viết này, tôi tin là việc lập hồ sơ thanh toán sẽ không quá khó khăn với bạn nữa.
Để lập được hồ sơ thanh toán một cách tự động, bạn cần phải biết tổ chức và quản lý dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu cần được cập nhật tự động liên tục hàng ngày.
DANH MỤC HỒ SƠ THANH TOÁN
Danh mục hồ sơ (check list) là quan trọng nhất, nó giúp ta hình dung ra được bức tranh tổng thể của toàn bộ hồ sơ thanh toán. Danh mục hồ sơ thanh toán ở mỗi một đơn vị sẽ khác nhau, tuy nhiên thông thường bao gồm các nội dung sau:
- Công văn đề nghị thanh toán
- Bảng tổng hợp giá trị công việc hoàn thành
- Bảng tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành
- Bản vẽ hoàn công giai đoạn thể hiện các phần việc đã thi công
- Biên bản nghiệm thu công việc đã thi công
- Hóa đơn giá trị gia tăng VAT.
NHỮNG VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN KHI LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN
- Trùng lặp các phần việc đã tính khối lượng
- Không đầy đủ hồ sơ chất lượng kèm theo hồ sơ thanh toán
- Bảo vệ hồ sơ thanh toán với TVGS và Chủ đầu tư mất nhiều thời gian.
NGUYÊN TẮC KHI LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN
- Cần có sự hợp tác giữa bộ phận làm hồ sơ chất lượng và bộ phận làm hồ sơ khối lượng
- Cần phải tổ chức để mọi công việc hoàn thành đều phải có hồ sơ chất lượng kèm theo
- Khi trình hồ sơ khối lượng lên, ứng với mỗi đầu mục công việc cần phải có số của biên bản nghiệm thu công việc đi kèm.
- Một từ khóa rất quan trọng khi quản lý khối lượng hồ sơ thanh toán là “Lũy kế”